Aprobación para la Creación de Contratos

Objetivo:

Este procedimiento describe los pasos necesarios para configurar y gestionar la aprobación de contratos en el sistema. Asegura que los contratos creados sean revisados y aprobados por la persona designada antes de su validación final.

Configuración de Aprobadores para la Creación de Contratos

1. Configuración Inicial por el Rol Técnico:

• El usuario encargado del Rol Técnico debe ingresar con sus credenciales al sistema.
• En la pantalla principal, hacer clic en CONFIGURACIÓN en la parte superior.
• Navegar a Configuración del Sistema > Configuración de Aprobadores y activar la opción USAR APROBADORES PARA CREACIÓN DE CONTRATOS.

2. Asignación de Aprobadores por el Rol de Admin:

• El usuario con el Rol de Admin ingresa al sistema y accede a CONFIGURACIÓN.
• Ir a Sistema > Aprobadores y seleccionar Aprobador de Creación de Contratos.

• Elegir la persona que será responsable de la aprobación de contratos y hacer clic en GUARDAR.

Configuración de Notificaciones para el Aprobador

1. Formato de Notificación:

• En la pantalla principal, seleccionar CONFIGURACIÓN > FORMATOS > Aprobación de Solicitudes TH.
• Hacer clic en NUEVO FORMATO, ingresar el nombre y título del reporte.
• Debajo del texto, incorporar las variables disponibles (en la sección derecha) que se reflejarán en la notificación por correo electrónico.
• Guardar el formato para que el aprobador reciba las notificaciones correspondientes.

Creación de Contrato

1. Acceso al Módulo de Contratos:

• Desde la pantalla principal, seleccionar CONTRATOS > CREAR CONTRATO.

• Completar la información administrativa y laboral requerida y hacer clic en GUARDAR.

2. Proceso de Aprobación:

• Al crear el contrato, el sistema mostrará un mensaje indicando que está pendiente de aprobación.

• El aprobador recibirá una notificación por correo electrónico para revisar la solicitud.

3. Revisión y Aprobación por el Aprobador:

• El aprobador ingresa al sistema con sus credenciales y verá los contratos pendientes.

• Hacer clic en VER para revisar los detalles del contrato.

4. Aprobación del Contrato:

• Para aprobar el contrato, haz clic en el botón APROBAR.

• A continuación, confirma la solicitud cuando aparezca el mensaje de confirmación. El sistema mostrará una notificación indicando que la contratación ha sido aprobada con éxito.

• Una vez aprobada la solicitud, vuelve a ingresar al sistema. Dirígete a CONTRATOS > CONTRATOS, y el contrato aprobado aparecerá en el listado de contratos.

5. Rechazo del Contrato:

• Si se decide rechazar el contrato, el aprobador deberá ingresar un motivo y hacer clic en RECHAZAR

• Ingresa el motivo del rechazo y hace clic en el boton Si

• Los contratos rechazados se pueden visualizar en la sección CONTRATOS hacer clic en RECHAZADOS.

• Se mostrará un listado de todos los contratos rechazados, junto con los motivos específicos de cada rechazo.

• Al hacer clic en el botón EDITAR, podrá modificar el motivo del rechazo de la solicitud. En este caso, se ajustará el sueldo, que fue el motivo del rechazo. Después de realizar los cambios necesarios, hacer clic en GUARDAR para actualizar la solicitud.

• Al volver a ingresar al sistema como aprobador, la solicitud aparecerá nuevamente, pero esta vez reflejará las modificaciones realizadas.

La correcta configuración y uso del sistema de aprobadores asegura que los contratos sean revisados de manera eficiente antes de ser finalizados. Las notificaciones permiten mantener a los aprobadores informados, mientras que el proceso de aprobación y rechazo es transparente y documentado, facilitando la gestión de contrataciones.