MANUAL DE USUARIO "LISTA DE EXCLUSIÓN"

1. Activación del Módulo de Lista de Exclusión 

Para activar el módulo de Lista de Exclusión y configurarlo, diríjase a la opción "Configuración" en la parte superior de la pantalla principal y haga clic en ella. Luego, siga estos pasos:

• Navegue a Empresa -> Configuración del Sistema -> Configuración de Lista de Exclusión.  Active la opción "¿Las personas marcadas en la lista de exclusión pueden ser recontratadas?".

• Al marcar esta opción, se habilitará un botón para seleccionar si se desean tener aprobadores.

• Si se habilita la opción de aprobador, debe seleccionar un aprobador de lista de exclusión siguiendo los pasos indicados.

2. Activación de la Opción de Roles de Pagos Semanal

• Para activar esta configuración, haga clic en "Configuración" -->Empresa -> Configuración del Sistema -> Personalizar Pagos - Empresa -> Activar la opción de Rol Pago Semanal.

LISTA DE EXCLUSION

1. Liquidar Individualmente 

Para generar una liquidación individual, seleccione el empleado a liquidar, la fecha y el motivo. Luego, seleccione la opción de Lista de Exclusión. Si elige "Sí", debe ingresar obligatoriamente el motivo para procesar la liquidación.

• Si elige "NO", puede procesar la liquidación normalmente, pero se llevará un registro en la lista de exclusión.

2. Liquidar masivamente 

Para realizar una liquidación masiva, seleccione "Liquidaciones" y haga clic en el botón "Liquidar Masivamente". Luego, seleccione a los colaboradores para liquidar y haga clic en "Liquidar Seleccionados". Seleccione la fecha de liquidación, el tipo de liquidación y complete el cuadro de lista negra

Si selecciona "Sí", debe llenar obligatoriamente el motivo para procesar la liquidación. Si selecciona "No", puede procesar la liquidación normalmente, pero se llevará un registro en la lista de exclusión.

RECONTRATACION SIN APROBADOR

1. Seleccione "Contratos" y elija la opción "Contratos".

2. Al recontratar a un empleado, ingrese los nombres o el número de cédula. Aparecerá una advertencia indicando que el empleado está en la lista de exclusión. Si la recontratación está activada, aparecerá un botón con el texto "Crear contrato para este usuario". Haga clic en "Crear contrato para este usuario".

3. Al hacer clic en "Crear contrato para este usuario", el empleado se registrará en el formulario, permitiendo la creación del contrato. Dado que el aprobador no está activado, el empleado será recontratado instantáneamente y será removido de la lista de exclusión.

RECONTRATACIÓN CON APROBADOR ACTIVADOR

1. En la parte superior de la pantalla principal dirigirse a "CONFIGURACION", luego "EMPRESA", y seleccionar "CONFIGURACION DEL SISTEMA", una vez seleccionado, dirigirse a "CONFIGURACION DE APROBADORES" y activar la opción de "USAR APROBADORES PARA RECONTRATAR PERSONAS EN LISTA NEGRA"

2. Diríjase a "SISTEMA", seleccione "APROBADORES", y en "APROBADOR DE LISTA NEGRA" agregue el nombre de la persona que será la aprobadora de esa lista.

RECONTRATACIÓN CON APROBADOR ACTIVADO

1. Seleccione "Contratos" y elija "Contratos"

2. Al realizar la recontratación de un empleado, llene con los nombres o el número de cédula. Aparecerá una advertencia indicando que el empleado está en la lista de exclusión.

• Si la opción de recontratación está activada, se mostrará un botón con el texto "Crear contrato para este usuario".

3. Al hacer clic en "Crear contrato para este usuario", el empleado se registrará en el formulario, permitiendo la creación del contrato.

4. Luego de hacer clic en "Guardar", se presentará un mensaje indicando "Contrato en espera de Aprobación".

5. El sistema enviará un correo electrónico al aprobador con el motivo y la fecha en que el empleado ingresó a la lista de exclusión.

ACTIVACION DE LISTA DE EXCLUSION EN ROL TÉCNICO. 

1. Para activar la lista de exclusion en el "ROL TECNICO", dirigirse a la parte superior de la pantalla principal y hacer clic en "CONFIGURACION", luego "SISTEMA", y seleccionar "ROLES Y PERMISOS".

2. Al ingresar al sistema de Talento Humano como aprobador con el "ROL TECNICO", aparecerá una lista para aprobar o no la recontratación.

3. Se podrá ver la información con la que fue creada la lista negra.

4. Una vez revisada toda la información hacer clic en "APROBAR".

5. Despues de haber aprobado el contrato, este se reflejará normalmente en el sistema.

6. Al ingresar al Sistema de Talento Humano con el "ROL TÉCNICO", se mostrará una vista de los empleados que están o estuvieron en la lista negra y que han sido liquidados, ya sea individualmente o de manera masiva. Con el Rol Técnico, se podrán visualizar los datos del empleado, el motivo, la fecha de ingreso a la lista negra, el responsable de la inclusión en la lista, y también se tendrá la opción de eliminar al empleado de la lista negra.

RECONTRATACIÓN EN CONTRATACIONES MASIVAS LISTA DE EXCLUSIÓN

1. En la parte superior de la pantalla principal, haga clic en "CONTRATOS", seleccione "CONTRATOS", y luego haga clic en el botón de "CONTRATACIONES MASIVAS".

2. El módulo de "LISTA NEGRA" debe tener activa la opción para revisar los contratos en lista de exclusión. Si los empleados no están en lista de exclusión, serán contratados de manera normal.

3. También se puede realizar en  "CONTRATACIONES" -> "INICIAL"-> "CARGAS MASIVAS" -> "CONTRATOS".

RECONTRATACION SIN APROBADOR EN CONTRATACIONES MASIVAS

1. Verifique que esté desmarcada la opción del aprobador en Configuración -> Configuración del Sistema -> Configuración de Aprobadores -> Desactivar la opción de "Usar Aprobadores para Recontratar Personas en Lista de Exclusión".

2. Dirigirse a Contratos -> Contratos -> Contrataciones Masivas -> Descargar la Plantilla.

3. Llenar la plantilla de contrataciones masivas.

4. Navegar a Contratos -> Contratos -> Contrataciones Masivas. A continuación, seleccionar la plantilla correspondiente y asegurarse de que la opción "Revisar y no permitir contratar empleados en lista negra" esté desactivada para permitir la recontratación de excolaboradores. Finalmente, hacer clic en "Cargar".

5. Al estar activada la opción de  "REVISAR Y NO PERMITIR CONTRATAR EMPLEADOS EN LISTA NEGRA" solo se puede ver que esos excolaboradores están en la lista de exclusión.

RECONTRATACIÓN CON APROBADOR EN CONTRATACIONES MASIVAS

1. Verificar que esté activada la opción del aprobador en Configuración -> Configuración del Sistema -> Configuración de Aprobadores -> Activar la opción de "Usar Aprobadores para Recontratar Personas en Lista de Exclusión".

2. Seleccione al aprobador para recontratar personas en lista negra en Configuración -> Sistema -> Aprobadores -> Elegir al aprobador de Lista Negra.

 3. Dirigirse a Contratos -> Contratos -> Contrataciones Masivas -> Descargar la Plantilla.

4. Llenar la plantilla de "CONTRATACIONES MASIVAS".

5. Subir la plantilla en Contratos -> Contratos -> Contrataciones Masivas. Luego, debe seleccionar la plantilla asegurándose de que la opción "Revisar y no permitir contratar empleados en lista negra" esté desactivada para permitir la recontratación de excolaboradores. A continuación, debe hacer clic en "Cargar".

• Se enviará un correo al aprobador con información de las personas que se van a recontratar. El aprobador debe ingresar al sistema para aprobar las solicitudes de recontrataciones y luego se visualizará en el listado de contratos.

6. Las aprobaciones pendientes se visualizarán al dar clic en "Aprobar". Al hacer clic en "Rechazar", no se visualizarán en la lista de contratos.

7. Al hacer clic en "Ver", se visualizará la ventana con toda la información del contrato.

8. Hacer clic en el botón "Aprobar" y presione "Sí" para confirmar la aprobación.

9. Al estar activada la opción, solo se puede ver que esos excolaboradores están en la lista de exclusión.

10. Finalmente, en caso de querer contratar empleados sin un aprobador, se presentará el mensaje correspondiente.

En conclusión, este manual de Lista de Exclusión ha sido diseñado para proporcionar a los usuarios una comprensión completa y detallada de los procesos involucrados en la gestión de empleados en la Lista de Exclusión. Esperamos que este manual sea una herramienta útil y práctica para facilitar la administración de recursos humanos en su organización.