MANUAL DE USUARIO GESTION DE TURNOS

¡Bienvenidos al Manual de Gestion de Turnos! El objetivo del manual es Orientar a los usuarios en la configuración y administración de turnos y marcajes en el sistema Nómina360, asegurando un proceso eficiente y preciso.

1. Configurar el equipo biométrico

    Para configurar el equipo biométrico, se debe ingresar al sistema. En la parte superior, hacer clic en Configuración, luego dirigirse a Empresa y seleccionar Configuración de equipos biométricos. A continuación, hacer clic en Crear equipo biométrico.

Es necesario completar los campos como el Nombre del equipo, y ajustar las opciones según sea necesario, como ¿Tiene horarios nocturnos?. Si se activa la opción de Sincronizar con Google Drive, se deben llenar los campos private_key, client_email y parent. Si no se activa esta opción, simplemente hacer clic en Guardar para completar la configuración.

2. Configurar turnos

   Vaya a "Planificación", luego "Turnos" y haga clic en "Crear Turnos". Ingrese los detalles como nombre, hora de entrada y salida, horario de comida (si aplica), configuración de horas (inicio y fin, jornada nocturna, horas suplementarias y extraordinarias), días laborales y feriados. Finalmente, haga clic en "Guardar". 

Nota: Puede configurar múltiples horarios de manera independiente.

3. Configurar descuentos por atrasos

   Si la empresa aplica descuentos por atrasos, haga clic en "Crear atrasos". Seleccione "Se descuenta" e ingrese el tiempo de tolerancia, o "No se descuenta" si no aplica. Haga clic en "Guardar la Configuración".

4. Configurar penalidad por no marcar entrada

   Haga clic en "Penalidad por no marcar entrada". Active la opción e ingrese las horas de penalidad, o desactívela si no aplica. Finalmente, haga clic en "Guardar".

5. Crear feriados locales 

   Haga clic en "Feriados" y luego en "Crear Feriados". Ingrese el nombre del feriado, la fecha de inicio y la de finalización. Finalmente, haga clic en "Guardar".

6. Configurar gestión de turnos en contratos  

   Acceda a "Contratos" en la parte superior del sistema. Seleccione al colaborador y haga clic en "Editar". Luego, en "Gestión de Turnos", seleccione si el empleado se asigna al módulo de turno, si cobra horas extras y si se descuentan atrasos. Finalmente, haga clic en "Guardar".

7. Asignación de turnos

   En la parte superior del sistema, haga clic en "Gestión de Turnos" y luego en "Asignación de Turnos".

8. Crear nueva asignación de turnos

   Haga clic en "Nuevo" para ingresar a la ventana de asignación. Busque al empleado y seleccione la asignación de datos por centro de costos, departamento y cargo. Luego, seleccione toda la lista o todos los empleados. Asigne horarios, fechas de inicio y finalización, y haga clic en "Guardar".

9. Descargar reporte de turnos asignados 

   Haga clic en "Reporte de Turnos Asignados", ingrese la fecha de inicio y finalización, y genere el reporte para visualizar los horarios asignados a cada colaborador.

10. Ver asignaciones  

   Haga clic en "Ver Lista de Asignaciones", elija o busque al colaborador y haga clic en "Ver" para visualizar la información.

11. Asignar horario individual

   Haga clic en "Asignación Individual" para asignar horarios a cada colaborador. Use la opción de "Carga Masiva Asignación Individual", seleccione el mes, descargue y complete la plantilla con la cédula, nombre y horario. Finalmente, suba la plantilla.

12. Asignar horario a un colaborador en un solo día  

   Seleccione al colaborador, elija el mes y año, haga clic en el día específico, seleccione el horario adecuado y presione "Añadir Nuevo Horario".

13. Carga de marcajes

   Después de configurar la asignación de turnos, dirigirse a "Gestión de Turnos" -> "Carga de Marcajes". 

Seleccionar el equipo biométrico, ingresar la descripción, seleccionar las fechas, rol, año y mes, y descargar el biométrico.

Después de descargar el archivo biométrico, podrá visualizarlo en el listado de marcajes. Este listado muestra la cantidad de marcajes correspondientes a la fecha seleccionada. Para ver los detalles de los marcajes, haga clic en el ícono de editar.

 Si las marcaciones están en color verde, significa que todos los empleados registraron correctamente sus horas de entrada y salida. 

Para ver los marcajes Inconsistentes hecer clic en "Mostrar empleados con marcajes inconsistentes" para revisar detalles.

14. Aprobar marcajes 

   Después de la revisión, haga clic en el ícono de aprobación y confirme haciendo clic en "Sí". 

15. Generar cálculos  

   Dirigirse a "Gestión de Turnos" -> "Cálculos". 

Hacer clic en "Generar Cálculos", seleccionar el rol, año contable, mes contable y las cargas de marcajes disponibles.

Después de generar el cálculo, se debe hacer clic en el botón "Ver Cálculo" para visualizar todos los marcajes de todos los colaboradores.

 Para editar un marcaje, haga clic en la hora del marcaje y actualice el horario según sea necesario.

Después de verificar y validar todos los marcajes, hacer clic en el botón "Aprobar" 

Confirme la acción seleccionando "Sí". 

Posteriormente, el estado se actualizará a "Aprobado".

Finalmente hacer clic en "ENVIAR A PREPARACION".

16. Generar reporte de horas extras 

   Después de enviar a preparación, genere el reporte de todas las marcaciones haciendo clic en "Reportes" -> "Horas Extras".

Este manual facilita la correcta gestión de turnos y marcajes, ayudando a mantener un sistema ordenado y preciso para una administración efectiva del tiempo laboral.