RDEP Mensual en Nómina360

Modificado el Lun, 27 Oct a 6:01 P. M.

1. Introducción

La funcionalidad RDEP Mensual permite generar de manera automática y segura el Registro de Retenciones en la Fuente bajo Relación de Dependencia (RDEP) exigido por el Servicio de Rentas Internas (SRI).

Este reporte concentra la información de ingresos, deducciones y retenciones de los colaboradores, organizada por mes, para facilitar la declaración y control tributario.

2. Acceso a la Funcionalidad

Ingrese a Nómina360 con su usuario y contraseña.
Desde el menú principal, diríjase a:
Reportes → Reportes Generales → RDEP
Verifique que su usuario tenga permisos de acceso al módulo de reportes.

3. Creación de un RDEP Mensual ▶️

Escoger la pestaña RDEP Mensual y seleccionar el período aaaa-mm (rol) a generar.
Presione el botón Generar.
El sistema procesará la información de todos los empleados activos y liquidados durante el período seleccionado.

4. Campos y Parámetros

Código: Se genera automáticamente. Está compuesto por:
- Las 3 primeras letras del nombre de la empresa.
- El tipo de RDEP (Anual = A, Mensual = M).
- El año (ejemplo: 2025).
- El mes (ejemplo: 09 para septiembre).
Ejemplo: EMP-M-2025-09
Año: Año que se generó el RDEP para el mes seleccionado.
Mes: Nombre del mes al que corresponde el RDEP que se generó.
Tipo: Indica si el RDEP corresponde a un reporte Mensual o Anual.
Creado Por: Nombre del usuario que generó el RDEP.
Fecha de Generación: Muestra la fecha exacta en la que se generó el archivo RDEP.

5. Validaciones Automáticas ✅

El sistema ejecuta las siguientes validaciones:

Solo puede generarse un RDEP por período aaaa-mm (rol) y por empresa.
Validación de cédula/RUC de empleados.
Verificación de consistencia de ingresos, deducciones y retenciones.

6. Exportación del Reporte

En Acciones, podrá generar el RDEP en el formato que necesite.

Busque o seleccione el RDEP correspondiente desde la lista.
En Acciones, elija el formato en el que desea generar el archivo:
- Excel (.xlsx) → para visualizar y trabajar el reporte en hojas de cálculo.
- XML (.xml) → para procesos de carga o validación en la plataforma correspondiente.

Ejemplo de exportación:

Archivo Excel

Archivo XML

7.Explicación detallada de las hojas “Datos Empleador” y “Retenciones Trabajadores”

1. Hoja “Datos Empleador”

Columna	Qué significa
RUC del empleador	Número de identificación tributaria del empleador.
Periodo Fiscal	Año al que corresponde el RDEP (por ejemplo, 2025).
Tipo empleador	Clasificación del empleador según el SRI (público, privado, etc.).
Ente seguridad social	Institución donde el empleador realiza aportes

Tip: Esta hoja contiene la información general del empleador que se utiliza para todos los registros del RDEP.

2. Hoja “Retenciones Trabajadores”

Columna	Qué significa
Es beneficiario de Galápagos	Indica si el trabajador reside o labora en Galápagos.
Trabajador con o a cargo de personas con discapacidad	Si el empleado tiene discapacidad o dependientes con discapacidad.
Número de cargas familiares	Cantidad de personas a cargo que generan rebajas por gastos personales.
Tipo de identificación del trabajador	Tipo de documento (cédula, pasaporte u otro).
Número de identificación del trabajador	Número del documento según el tipo de identificación.
Apellidos del trabajador	Apellidos del empleado.
Nombres del trabajador	Nombres del empleado.
Código del establecimiento	Identificador interno del local o sucursal del empleador.
Tipo de residencia	Nacional o extranjera.
País de residencia	País donde reside el trabajador.
¿Aplica convenio para evitar doble imposición?	Indica si aplica un tratado para evitar doble tributación.
Condición del trabajador respecto a discapacidades	Indica si el trabajador tiene discapacidad o representa a alguien con discapacidad.
Porcentaje de discapacidad	Porcentaje certificado de discapacidad (si aplica).
Tipo de identificación de la persona con discapacidad	Tipo de documento de la persona representada (si aplica).
Número de identificación de la persona con discapacidad	Número del documento de la persona representada (si aplica).
Sueldos, salarios y otros (materia gravada de seguridad social)	Total de remuneraciones sobre las que se aporta al IESS.
Sobresueldos, comisiones, bonos y otros ingresos gravados	Ingresos adicionales sujetos a impuesto, pero no a IESS.
Participación de utilidades	Valor recibido por utilidades anuales.
Ingresos gravados generados con otros empleadores	Ingresos recibidos de otros empleadores en el mismo año.
Impuesto a la Renta asumido por este empleador	Valor del impuesto que la empresa cubrió por el empleado.
Décimo tercer sueldo	Valor del décimo tercero recibido.
Décimo cuarto sueldo	Valor del décimo cuarto recibido.
Fondo de reserva	Valor acumulado o pagado por fondo de reserva.
Compensación Económica Salario Digno	Compensación estatal por salario digno.
Otros ingresos en relación de dependencia que no constituyen materia gravada de impuesto a la renta	Ingresos exentos de IR (viáticos, indemnizaciones, etc.).
Ingresos gravados con el empleador	Total de ingresos sujetos a impuesto con este empleador.
Tipo sistema salario neto	Indica si aplica sistema de salario neto o bruto.
Aporte personal a la seguridad social con este empleador	Aporte individual al IESS descontado por este empleador.
Aporte personal a la seguridad social con otros empleadores	Aporte individual al IESS en otros empleos.
Gastos personales por Vivienda	Monto deducible declarado por vivienda.
Gastos personales por Salud	Monto deducible declarado por salud.
Gastos personales por educación, arte y cultura	Deducciones por educación, arte y cultura.
Gastos personales por Alimentación	Deducción por alimentación.
Gastos personales por Vestimenta	Deducción por vestimenta.
Gastos personales por turismo	Deducción adicional por turismo interno.
Exoneración por Discapacidad	Valor exonerado del impuesto por discapacidad.
Exoneración por Tercera Edad	Valor exonerado del impuesto por edad.
Base Imponible Gravada	Monto sobre el cual se calcula el impuesto a la renta.
Impuesto a la Renta causado	Impuesto determinado antes de rebajas.
Rebaja por gastos personales	Reducción del impuesto según gastos personales deducibles.
Impuesto a la renta después de la rebaja de gastos personales	Valor neto del impuesto tras deducciones.
I. Renta retenido y asumido por otros empleadores	Impuesto retenido en otros empleos.
I. Renta asumido por este empleador	Parte del impuesto asumida por la empresa.
I. Renta retenido al trabajador	Valor efectivamente retenido al empleado por este empleador.

Tip: Esta hoja contiene la información detallada de cada trabajador y los cálculos relacionados con su impuesto a la renta. Es útil para verificar aportes, deducciones y retenciones.

8. Mensajes de Error Comunes

Si intenta generar un RDEP en un período aaaa-mm (rol) que ya fue creado previamente, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
“Ya existe un RDEP generado con el año y mes ingresado.”

Esto le indica que el RDEP ya fue generado antes y, por lo tanto, no permite volver a generarlo.

9. Buenas Prácticas ✅

Genere el RDEP únicamente cuando la nómina esté cerrada y validada.
Revise el reporte en Excel antes de enviarlo al SRI.
Mantenga un respaldo de cada período generado.
Verifique que los datos personales de los colaboradores estén siempre actualizados.
Recuerde que si revierte el rol de pagos para actualizar información, debe eliminar el RDEP Mensual generado y volver a generarlo para que tenga la información actualizada.

10. Soporte

En caso de inconvenientes:

Verifique primero los datos de la nómina.
Si el error persiste, contacte al área de Soporte Nómina360 enviando un correo a:
soporte@nomina360.com.ec
➕ Adjunte el mensaje de error y el archivo de respaldo correspondiente.