Crear Ficha Personal del Empleado

Procedimiento para Crear la Ficha Personal de un Nuevo Empleado

Para registrar un nuevo empleado en Nómina360, siga estos pasos:

1. En el menú principal hacer clic en Contratos

2. Hacer clic en Ficha Personal

3. Hacer clic en el botón Crear Empleado

Se abrirá una pantalla donde le mostrará 5 viñetas:

    Datos Básicos: Donde se registrará la información básica de la persona.

    Datos de Ubicación: Donde se registrará la información de ubicación y direcciones de la persona.

    Datos Financieros: Donde se registrará la información financiera y de forma de pago de la persona.

    Datos Familiares: Donde se registrarán las cargas familiares y situaciones de familia.

    Documentos: Donde se podrán cargar archivos para cada empleado en particular.

4. Ir a la pestaña del formulario Datos Básicos

4.1 Completar el formulario Datos Básicos (Los campos en color rojo son obligatorios)

• Tipo de documento
• Numero de documento

             Para validar el número de documento ingresado presionar el botón Validar Cedula.

• Nombres
• Apellidos
• Correo Institucional (campo obligatorio para poder acceder al Portal del Empleado)
• Correo Personal 
• Código Empleado IESS
• Sexo
• Estado Civil
• Fecha de nacimiento
• Empleado sustituto de PCD: (Sí/ No) (PCD: Persona con Discapacidad)
• Persona con discapacidad (Sí/ No)
  • Si selecciona "Sí" deberá ingresar:
    1. Carnet de discapacidad
    2. Porcentaje de discapacidad
    3. Tipo de discapacidad
• Nivel de estudios
• Profesión
• Nacionalidad
• Tipo de cobro de quincena
  • Por Porcentaje (Porcentaje de anticipo de quincena)
  • En dólares (Valor en dólares anticipo de quincena)
• Foto
• Extranjero
• Enviar Rol de Pagos por correo electrónico
• Utilizar código del empleado del IESS para reporte de Batch
• Enfermedad catastrófica
• Correo receptor

NOTA: Es fundamental hacer clic en Validar Cédula, para garantizar el correcto almacenamiento de la información y la exactitud de la cédula registrada.

5. Ir a la pestaña del formulario Personalización y verificar su configuración

• Permite configurar anticipos personalizados
• Permite aplicar anticipos al décimo tercer sueldo
• Permite aplicar anticipos a utilidades
• Permite aplicar anticipos al décimo cuarto sueldo
• Permite aplicar anticipos en rol de pagos

6. Ir a la pestaña del formulario Datos de Ubicación y completar el formulario

• Región donde ejecuta el trabajo
• Tipo de dirección
• País
• Provincia
• Ciudad
• Teléfono Convencional
• Teléfono móvil
• Dirección
• Referencia de dirección 

NOTA: La región seleccionada determina el cálculo y pago de los beneficios sociales.

Al momento de crear la Ficha Personal se guarda internamente y se utiliza en cada generación de roles de pago. Por lo tanto, si un empleado cambia de región (por ejemplo, de Costa a Sierra), el sistema podría seguir calculando el décimo correspondiente a la región original (Costa) hasta que se actualice la Ficha Personal.

7. Ir a la pestaña del formulario Datos Financieros y completar el formulario

• Seleccionar Tipo de cobro (Efectivo/ Cheque/ Transferencia)
  Si selecciona "Transferencia" Deberá ingresar:
  • Banco de origen
  • Cuenta bancaria
  • Tipo de cuenta
  • Banco de destino

NOTA: Esta sección es esencial para la generación de órdenes de pago de beneficios sociales y roles de pago. La precisión de los datos ingresados es crucial para el correcto procesamiento de los pagos.

8. Ir a la pestaña del formulario Documentos

8.1Hacer clic en el botón Agregar Documento "Tipo de Documento".

8.2 Seleccionar un Tipo de Documento

8.3 Seleccionar un archivo válido (>150kb).

8.4 Seleccionar Entendido en mensaje de alerta

8.5 Hacer clic en Cargar Archivo.

9. Ir a la pestaña del formulario Datos Familiares

9.1 Hacer clic en Agregar Familiar

9.2 Completar formulario Datos Familiares

• Tipo de documento
• Cédula

                    Para validar el número de documento ingresado presionar el botón Validar Cedula   

• Nombre 
• Sexo
• Fecha de nacimiento
• Persona con discapacidad (Sí/ No)
  Si selecciona "Sí" deberá ingresar:
  • Porcentaje de discapacidad
• Parentesco
• Fecha de casado
• Pensión alimenticia
• Aplica para calculo I.R.
• Enfermedad catastrófica

NOTA: Al ingresar un familiar con parentesco de "Hijo," se dispone de la opción "Continúa Estudiando."

• Si esta opción está activada en SI, el sistema considerará al hijo como carga familiar hasta los 21 años, independientemente de haber alcanzado la mayoría de edad.
• Si se desea que el hijo sea considerado como carga familiar solo hasta los 18 años, esta opción debe permanecer desactivada en NO.

10. Ir al formulario Referencias    

10.1 Hacer clic en el botón Agregar Referencia Personal

10.2 Completar los datos de la referencia personal

• Nombres
• Apellidos
• Teléfono de oficina
• Teléfono celular
• Extensión
• Correo electrónico 
• Relación con el empleado

10.3 Hacer clic en el botón Agregar Referencia Profesional

10.4 Completar los datos de la referencia profesional

• Nombres
• Apellidos
• Empresa
• Teléfono de oficina
• Teléfono celular
• Extensión
• Correo electrónico 
• Relación con el empleado
• Comentarios

11. Finalmente hacer clic en el botón Guardar   

Preguntas Frecuentes (FAQs)

¿Por qué no aparece el nuevo empleado en el rol de pagos?

Porque no se ha asignado aún un contrato activo a dicho empleado.

¿Qué debo hacer si el sistema no me permite guardar los datos del empleado?

Asegúrate de haber completado todos los campos obligatorios marcados en rojo. Además, si subiste documentos, recuerda presionar el botón "Cargar Archivo" antes de intentar guardar.

¿Cómo puedo corregir un error en la información de un empleado después de guardarlo?

Una vez guardado, puedes editar la información del empleado en la opción "Ver empleados sin contrato" dentro del módulo “Ficha Personal”.