OBJETIVO

Guiar al colaborador en el proceso de registro, seguimiento y gestión de sus gastos personales dentro del Portal del Empleado, asegurando que la información sea enviada correctamente para su aprobación y posterior generación del formulario para el SRI.

REGISTRO DE GASTOS PERSONALES

Paso 1: Ingresar a la opción “Gastos Personales”

1. Acceda al Portal del Empleado.

2. Diríjase al menú “Gastos Personales”.

Paso 2: Registrar un nuevo gasto

1. Presione el botón “+ Registrar Gastos Personales”.

2. Se habilitará el formulario de ingreso de información.

Paso 3: Ingresar la información solicitada

Complete los campos requeridos

Paso 4: Enviar la solicitud 

Luego de ingresar los valores necesarios presione el botón "ENVIAR"

5. Aparecerá un registro de los gatos con estado de "Pendiente", este será aprobado o rechazado por el administrador

ESTADOS DE LOS GASTOS PERSONALES

El sistema maneja tres posibles estados:

GASTOS PERSONALES APROBADOS

Cuando el administrador aprueba la solicitud:

1. El estado cambiará automáticamente a “Aprobado”.

2. Se habilitará la opción para descargar el Formulario del SRI en:

• Formato Excel

• Formato PDF

GASTOS PERSONALES ELIMINADOS

1. Puede eliminar el registro si lo prefiere, para esto presione el botón "Eliminar"

NOTA: Recuerde que sólo podrá eliminar registros de gastos cuando estos no se hayan aprobado

2. Presione "Sí" para confirmar la eliminación

GASTOS PERSONALES RECHAZADOS

1. En caso de que se rechace, el estado cambiará a "Rechazado"

2. Puede eliminar el registro si lo prefiere, para esto presione el botón "Eliminar"

NOTA: Recuerde que sólo podrá eliminar registros de gastos cuando estos no se hayan aprobado

3. Presione "Sí" para confirmar la eliminación

Recomendaciones Importantes

• Revise cuidadosamente los valores antes de enviar la solicitud.

• Verifique periódicamente el estado del registro.

• Recuerde que los registros aprobados no pueden ser modificados ni eliminados.

Conclusión

El módulo de Gastos Personales permite llevar un control organizado y seguro de la información necesaria para fines tributarios. Siguiendo estos pasos, el colaborador podrá registrar correctamente sus gastos, dar seguimiento a su estado