MANUAL DE USUARIO

1. Introducción

Este manual explica paso a paso cómo configurar y utilizar los Formatos de Solicitudes en Nómina360. Los formatos son documentos PDF que se generan automáticamente cuando un colaborador realiza una solicitud desde el Portal del Empleado, ya sea de permisos, préstamos, vacaciones, anticipos.

El proceso se divide en tres grandes etapas:

2. Configuración del Formato

Esta sección está dirigida al Administrador del sistema. Siga cada paso con atención antes de continuar al siguiente.

Paso 1 — Acceder al menú Configuración

Desde cualquier pantalla de Nómina360, ubique en la barra de menú superior la opción CONFIGURACIÓN (representada por un ícono de engranaje ⚙). Haga clic sobre ella.

Figura: Menú superior — botón CONFIGURACIÓN resaltado

Paso 2 — Ingresar a Configuraciones Generales

Al hacer clic en Configuración, el sistema lo llevará automáticamente a la pantalla de Configuraciones Generales. Verá un listado con varias secciones: Inicial, Empresa, Nómina, Formatos, etc.

Figura: Pantalla Configuraciones Generales

Paso 3 — Seleccionar la sección Formatos

En el menú lateral izquierdo, haga clic sobre la opción Formatos. Esta sección contiene todos los tipos de formatos disponibles en el sistema: Permisos, Vacaciones, Préstamos, Anticipos, entre otros. 

Figura: Sección Formatos desplegada con los tipos disponibles

Paso 4 — Escoger el tipo de formato a configurar

Haga clic sobre el tipo de formato que desea configurar. En este ejemplo seleccionamos Permisos. El sistema abrirá la pantalla Formato del reporte, donde verá los formatos existentes (si los hay) y el botón para crear uno nuevo.

Figura: Pantalla Formato del reporte con botón + NUEVO FORMATO

Paso 5 — Crear un nuevo formato

Haga clic en el botón azul que dice + NUEVO FORMATO, ubicado en la parte superior de la pantalla. El sistema abrirá el editor de formato con dos pestañas: BÁSICO y AVANZADO.

Paso 6 — Diseñar el cuerpo del formato (pestaña BÁSICO)

En la pestaña BÁSICO encontrará el editor de texto donde redactará el contenido del documento. A la derecha verá el panel de Variables disponibles, organizadas en categorías como Ficha Personal, Contrato y Variables del reporte.

Figura: Editor de formato con panel de Variables disponibles a la derecha

Para insertar una variable en el texto, arrástrela desde el panel derecho hasta la posición deseada dentro del editor. Las variables se muestran entre corchetes, por ejemplo: [nombres], [apellidos], [cargo], [fecha_inicio].

Paso 7 — Asignar nombre y título al reporte

En la misma pestaña BÁSICO, complete los siguientes campos que aparecen en la sección Datos básicos:

• Nombre del Reporte: Es el nombre interno del formato dentro del sistema (ej. Permiso).
• Título del reporte: Es el título que aparecerá visible en el encabezado del documento PDF generado (ej. Permiso Portal Empleado).

Figura: Campos Nombre del Reporte y Título del reporte

3. Activación del Formato en el Portal del Empleado

Una vez diseñado el contenido del formato, debe activarlo para que aparezca como botón descargable en el Portal del Empleado.

Paso 8 — Ir a la pestaña AVANZADO

En la misma pantalla del editor, haga clic sobre la pestaña AVANZADO (ubicada junto a la pestaña BÁSICO en la barra azul).

Figura: Clic en la pestaña AVANZADO

Paso 9 — Localizar la sección Configuraciones portal empleado

Dentro de la pestaña AVANZADO encontrará varias secciones: Configuración, Encabezado, Cuerpo y al final Configuraciones portal empleado. Desplácese hacia abajo hasta encontrar esa última sección y haga clic sobre ella para expandirla.

Figura: Sección Configuraciones portal empleado en la parte inferior de la pestaña Avanzado

Paso 10 — Activar el Reporte de gestión de solicitudes

Dentro de Configuraciones portal empleado, verá la opción llamada "Reporte de gestión de solicitudes". Haga clic en el interruptor (toggle) para activarlo. Cuando esté activo, el interruptor se tornará de color azul.

Figura: Toggle Reporte de gestión de solicitudes activado (color azul)

Paso 11 — Guardar el formato

Una vez completada toda la configuración (pestaña Básico y Avanzado), haga clic en el botón GUARDAR ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.

Figura: Botón GUARDAR resaltado en la parte superior

Verificación — Confirmar que el formato fue guardado

Luego de guardar, el sistema lo redirigirá a la lista de formatos del tipo seleccionado. Podrá verificar que el formato fue creado correctamente revisando la columna Reporte Portal Empleado:

• Si dice Sí: el formato está habilitado y aparecerá en el Portal del Empleado.
• Si dice No: el formato existe pero NO estará disponible para descarga en el Portal.

Figura: Lista de formatos — columna Reporte Portal Empleado muestra Sí para el formato activo

4. Generación del Formato desde el Portal del Empleado

Esta sección está dirigida al colaborador (usuario final) que realizará la solicitud y descargará el formato desde el Portal de Autoservicio de Nómina360.

Paso 12 — Ingresar al Portal del Empleado

Abra su navegador de internet e ingrese a la dirección del Portal del Empleado https://portal.nomina360.app/  Inicie sesión con su usuario y contraseña habituales.

Paso 13 — Ir al módulo de solicitudes

Una vez dentro del portal, en el menú lateral izquierdo, busque el módulo correspondiente a su solicitud. En este ejemplo usaremos Permisos. Haga clic sobre Permisos para desplegar las opciones y luego seleccione Solicitar un Permiso.

Figura: Menú lateral del Portal del Empleado — opción Permisos > Solicitar un Permiso

Paso 14 — Completar el formulario de solicitud

Se abrirá el formulario de solicitud. Debe completar TODOS los campos marcados como Requerido antes de poder descargar el formato. Los campos son:

• Tipo de Solicitud
• Motivo
• Fecha Inicio y Fecha Fin
• Detalle del Permiso (campo de texto libre)

Figura: Formulario correctamente lleno con todos los campos completos

Paso 15 — Descargar el formato

Una vez que ha completado toda la información, haga clic en el botón DESCARGAR FORMATO ubicado en la parte inferior del formulario. El sistema generará automáticamente el documento PDF con todos los datos ingresados y la información del colaborador.

Figura: Formulario de solicitud de permiso con campos requeridos vacíos

Resultado — Formato generado

El documento descargado contendrá automáticamente toda la información configurada: datos del colaborador, cargo, departamento, fechas, motivo y cualquier otro campo que el administrador haya incluido en el diseño del formato.

Figura: Ejemplo de formato de Permisos generado con datos del colaborador y logo de la empresa

5. Errores Comunes y Soluciones

A continuación se describen los problemas más frecuentes y cómo resolverlos:

6. Resumen Rápido del Proceso

Use esta guía rápida como referencia cuando ya conozca el proceso:

Nómina360 — Software de Talento Humano

Para soporte técnico, comuníquese con a través soporte@nomina360.com.ec o visite el Portal de Ayuda.